Trello: Projektmanagement für jedermann
Wenn sie ein System für ihre Aufgaben und ihre Projekte suchen, können sie es doch mit Trello versuchen. Das Tool für Projektmanagement basiert auf einer Kanban Lösung. Das Wort Kanban kommt aus japanischen und bedeutet „Karte“. Eine Karte steht für eine Aufgabe. Die Karten werden von einer Stufe zu anderer Stufe verschoben bis die Aufgabe fertig ist. Somit gewinnen Sie eine Übersicht über ihren Aufgaben und werden produktiver. Trello kann im Web online genutzt oder als App für iOS sowie Android heruntergeladen werden. Die Basis-Version ist kostenlos und verfügt über viele Funktionen. So lässt sich zum Beispiel einstellen, ob man privat, im Team oder öffentlich arbeiten will.
Projekt erstellen
Trello untergliedert sich in Boards, Listen und Karten. Die Boards sind die Projekte. Die Listen stellen die verschiedenen Phasen eines Projekts dar. Die Karten sind die Aufgaben eines Projekts. Man beginnt mit der Erstellung eines Projekts und weist diesem einen Namen zu. Jedes neues Projekt ist standardmäßig auf „privat“ gesetzt. Auf Wunsch lässt sich die Einstellung auf „öffentlich“ oder „sichtbar im Team“ ändern.
Im zweiten Schritt weist man dem Projekt die Phasen beziehungsweise die Schritte eines Projekts zu. Als letztes werden die Aufgaben festgelegt. Sobald die Aufgaben festgelegt sind, kann das Abenteuer Projekt beginnen.
Karte einstellen
Die Karten sind die Aufgaben von einem Projekt. Um eine Karte zu bearbeiten, klickt man auf die Karte. Dann lassen sich die gewünschten Einstellungen vornehmen. So kann man einer Aufgabe eine Beschreibung hinzufügen. Die Beschreibung einer Karte erleichtert die Aufgabe zu verstehen. Wenn man in einem Team arbeitet, können für die Karte Kommentare erstellt werden. Die Kommentare sind nützlich für die Behebung von Fehlern. Weiterhin lassen sich im Bereich „Hinzufügen“ Mitglieder, Labels, Checklisten, Fälligkeitsdatum und Anhänge ergänzen. Mit dem Fälligkeitsdatum kann man der Aufgabe ein Ablaufdatum geben. Außerdem bieten die Karten die Möglichkeit so genannter „Aktionen“. In den „Aktionen“ kann man die Aufgabe kopieren sowie in die andere Projekte verschieben. Auf diesem Weg kann man schnell die identischen Projekte generieren.
Wenn die Aufgabe beendet ist und nicht mehr gebraucht wird, kann die Karte archiviert werden. Archivierte Aufgaben können jeder Zeit aktiviert oder gelöscht werden.
Extras
Über das Board „Power-Ups“ können weitere Zusatzfunktionen hinzugefügt werden, zum Beispiel: Kalender, Kartenfälligkeit und Abstimmungen. Im Kalender werden die Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in der Kalenderansicht angezeigt. Dadurch hat der Bearbeiter einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben. In der kostenlosen Variante kann nur ein Modul hinzugefügt werden.
Fazit
Ich nutze Trello für meine Aufgaben und bin damit sehr zufrieden. Das Tool hilft mir täglich die Übersicht über die Projekte nicht zu verlieren. Die Einarbeitungszeit war sehr kurz. Nach eigenen Angaben nutzen Trello schon über 25 Millionen Nutzer. Ich würde es jedem empfehlen das Tool für seinen Alltag zu testen.
Schreibt uns welche Tools ihr für die Organisation des Tages benutzt.
